Selecteer een pagina

Wetswijzigingen als gevolg van nieuwe Europese richtlijnen volgen elkaar in hoog tempo op. Het is daarom een erg interessante periode. Hoe gaan instanties de SEPA-wet uitvoeren ten aanzien van de automatische incasso’s? Op welke wijze worden mandaten verkregen, nu de voicelogs en het ‘vinkje’ op internet niet meer rechtsgeldig zijn? Daarnaast is de Wet Handhaving Consumentbescherming in werking getreden op 13 juni 2014. De consument moet bij telefonische of online verkoop van abonnementen de aankoop met een handtekening bevestigen. Biedt het toepassen van de digitale handtekening de oplossing?

Moderne contracten in 2014

Huidige processen moeten worden aangepast en nieuwe processen opgestart om aan de nieuwe wetgeving te voldoen. Daarnaast lopen uw gewone processen ook nog door en sluit u dagelijks nieuwe contracten af. Dit doet u face to face, telefonisch en misschien ook wel online. In veel gevallen verstuurt u, indien een contract telefonisch of online wordt afgesloten, na afloop nog een contract per post voor ondertekening. Dit is vaak nog een omslachtig en langdurig proces, waar met het toepassen van de digitale handtekeningen veel winst te behalen is.

De toepassingsmogelijkheden van digitaal ondertekenen

Zoals u in onze vorige blog hebt kunnen lezen biedt een geavanceerde digitale handtekening goede mogelijkheden voor het digitaliseren van de workflow. U kunt de geavanceerde digitale handtekening eigenlijk voor alles gebruiken waar u een akkoord voor nodig heeft of waar een handtekening onder moet. Denk bijvoorbeeld aan contracten, overeenkomsten, volmachten, geheimhoudingsdocumenten, offertes  of (SEPA) incassomachtigingen.

Per branche kan de invalshoek voor het gebruik van de digitale handtekening verschillen.

  • Abonnementen voor nieuwe klanten. Energieleveranciers, verzekerings-, telefoon- en/of kabelmaatschappijen werven op diverse manieren nieuwe klanten; online, via telemarketing en door 2 door. Het snel en correct verwerken van een nieuwe klant is hierbij essentieel. Zo verkleint u de kans dat de klant zich bedenkt. Tevens bent u door de aangepaste Wet Handhaving Consumentbescherming (per 13 juni 2014) verplicht om aanmeldingen die via online of TM zijn verkregen te laten bevestigen met een handtekening.
  • Bevestigingen van overeenkomsten. Het onderwijs, leasemaatschappijen en intermediairs gaan vaak op een andere manier te werk. In veel gevallen is er al sprake geweest van persoonlijk contact en gaat uw relatie met het te ondertekenen contract naar huis. Het is voor u dan essentieel om de status van de contracten goed te monitoren. Heeft u het contract al retour ontvangen en is het correct en volledig ondertekend?
  • Arbeidscontracten. In de uitzendbranche wisselen kandidaten vaak van werkplek. Tevens worden ze hier vaak op korte termijn geplaatst. Dit betekent dat er snel geschakeld moet worden tussen u, de nieuwe werkgever en de kandidaat. De afspraken moeten immers in een contract worden vastgelegd.

De mogelijkheden voor het toepassen van de digitale handtekening blijven toenemen. Dit is mede te danken aan de software pakketten, zoals Adobe EchoSign, die beschikbaar zijn. De aangepaste Wet Handhaving Consumentenrechten zorgt er daarnaast voor dat de noodzaak van een handtekening voor abonnementen en contracten groeit. De grote uitdaging is echter vaak bij het gebruik van digitale handtekening hoe de gepersonaliseerde documenten worden geïntegreerd met het bestaande CRM-systeem.

Digitaal ondertekenen als onderdeel van de gehele organisatie

Een digitale handtekening moet niet een op zichzelf staande techniek zijn, maar onderdeel vormen van een groter geheel. De aandacht moet uitgaan naar het automatiseren en koppelen van de bevestigingen aan de huidige systemen. De digitale handtekening wordt daarmee een cruciaal onderdeel in het veranderen van de bedrijfsprocessen.

Bij een juiste implementatie brengt het gebruik van digitale handtekeningen erg veel voordelen met zich mee. In onze volgende blog leest u hier meer over.

Praat voor meer informatie met onze consultants

Contact

  • Door dit formulier te verzenden geef je aan dat wij je via enige mails relevante informatie mogen sturen.
  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.

4DMS
Lorentzlaan 3 – 5
3401 MX IJsselstein

030 850 18 00

KvK: 
08054165

BTW:
NL001542084B01

YourContract is onderdeel van:

Logo 4DMS