Selecteer een pagina

Dagelijks sluit u contracten af met uw relaties. Door de aanname van de Wet Elektronische Handtekening kunnen we de elektronische handtekening ook voor digitale contracten gebruiken. De elektronische handtekening wordt in de volksmond vaak de digitale handtekening genoemd. De wet stelt dat een digitale handtekening vanaf 2010 ook een geldige handtekening is. Maar wat is een digitale handtekening eigenlijk? Een digitale handtekening is niets anders dan een methode voor het digitaal bevestigen van de overeengekomen afspraken.

Welke soorten digitale handtekeningen zijn er?

Er zijn meerdere mogelijkheden om een document digitaal te ondertekenen. Het verschil schuilt in de achterliggende techniek en beveiliging van de documenten. Het uitgangspunt dat u hierbij het beste kunt aanhouden is: ‘Hoe belangrijker het document en hoe groter het risico op fraude, hoe beter de beveiliging moet zijn’.

Als u zaken doet via het internet ziet u namelijk niet wie uw klant of relatie is of van wie u een document retour ontvangt. Een aanpassing in een document is ook snel gemaakt. Met behulp van de juiste techniek, voorkomt u deze onzekerheden en risico’s. De meest eenvoudige variant is de gewone digitale handtekening en de meest veilige de gekwalificeerde digitale handtekening.

  1. Gewone digitale handtekening
    De gewone digitale handtekening koppelt de identiteit van de ondertekenaar aan een digitaal document. Vaak is dit in de vorm van een ingescande handtekening die aan het digitale document wordt toegevoegd. Ook de automatische gegenereerde handtekening in Outlook is hiervan een voorbeeld.
  2. Geavanceerde digitale handtekening
    Met de geavanceerde digitale handtekening kunt u veilig documenten over het internet versturen voor ondertekening. U kunt hierbij denken aan telefoon- of huurcontracten en koop- of arbeidsovereenkomsten. Door de unieke code die wordt toegekend, kunt u aantonen waar het document van afkomstig is. Zodra iemand het bericht vervalst verandert de unieke code. De veiligheid van de geavanceerde handtekening is zodoende erg hoog. Een geavanceerde digitale handtekening wordt daarom snel als betrouwbaar en rechtsgeldig gezien.
  3. Gekwalificeerde digitale handtekening
    De gekwalificeerde handtekening gaat nog net een stapje verder. Bij de gekwalificeerde digitale handtekening wordt de identiteit van de ondertekenaar geverifieerd aan de hand van een certificaat, zoals iDeal of DigiD. Voorbeelden hiervan zijn persoonlijke pensioenoverzichten of jaarlijkse belastingaangiftes.

De manier waarop u uw relatie vraagt om een digitale handtekening te plaatsen kan verschillen. U kunt direct na het invullen van een online formulier om een handtekening vragen. Een andere mogelijkheid is dat u door middel van een e-mail de toezegging of afspraken bevestigt en hier een verzoek voor ondertekening aan toevoegt.

Wat zegt een digitale handtekening wel, en niet?

De methode voor het digitaal ondertekenen van contracten of documenten is vergelijkbaar met het bevestigen van papieren documenten aan de hand van de ouderwetse natte handtekening. In sommige gevallen is de handtekening  van uw relatie voldoende, in andere gevallen vraagt u om een kopie van het paspoort en/of bankpas. Toch is het belangrijk dat u zich bewust bent van wat een digitale handtekening wel, en niet zegt.

  • De afzender. Een digitale handtekening is voor u het bewijs dat het document afkomstig is van degene die het ook heeft ondertekend. U weet zodoende zeker dat het onderweg niet door iemand anders is onderschept. Daarnaast geeft degene die het ondertekent hiermee ook aan akkoord te gaan met de inhoud. Door de toegepaste techniek is het niet mogelijk om ongemerkt de inhoud van het document te veranderen.
  • De bevoegdheid. Net als bij een natte handtekening zegt een digitale handtekening niets over de betrouwbaarheid, bevoegdheden of bekwaamheden van de ondertekenaar. De handtekening van de secretaresse onder een bestelformulier van 300 zakentelefoons is, net als bij een papieren bestelling, niet veel waard.

Welk type digitale handtekening kiest u in welke situatie?

Het ligt voor de hand dat uw keuze voor het type digitale handtekening afhankelijk is van het doel van uw documenten. Hoe veiliger de toepassing, des te meer handelingen uw relatie moet verrichten. Het is dus belangrijk dat u zich afvraagt hoe goed u de identiteit en de handtekening van uw relatie moet controleren. In de meeste gevallen volstaat een geavanceerde digitale handtekening. Op deze manier vergroot u voor uw relatie het gebruikersgemak. Iets wat weer ten goede komt aan jullie relatie.

Benieuwd waar u digitale handtekeningen allemaal voor kan inzetten? Neem contact met ons op.

Praat voor meer informatie met onze consultants

Contact

  • Door dit formulier te verzenden geef je aan dat wij je via enige mails relevante informatie mogen sturen.
  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.

4DMS
Lorentzlaan 3 – 5
3401 MX IJsselstein

030 850 18 00

KvK: 
08054165

BTW:
NL001542084B01

YourContract is onderdeel van:

Logo 4DMS